はじめに
こんにちは、中堅企業の情報システム部門で働いているちゅうけんです。近年、「AI導入」や「中小企業 DX」といったキーワードを耳にする機会が増えましたよね。
私たちの会社でも、業務の効率化や人手不足の解消を目的にAI導入を検討し、実際に導入を進めてきました。今回はその体験をもとに、
「中小企業 DX」や「ChatGPT 企業活用」に関心のある方に向けて、実際のメリットや課題、導入までのプロセスをお話しします。
なぜAI導入を検討したのか？
私たちの会社では、次のような課題がありました。
- 繰り返し作業（データ整理・レポート作成など）に多くの時間がかかる
- 情報システム部に問い合わせが集中し、他部門の対応が遅れる
- 業務の属人化が進み、マニュアル整備も追いついていない
こうした状況を改善するために、「AI導入」が現実的な選択肢として浮上してきたのです。特に、ナレッジの共有や事務作業の効率化に対して、大きな可能性を感じていました。
検討したAIツールと比較
実際に導入するまでには、いくつかのAIツールを比較・検討しました。
| ツール名 | 用途 | 特徴 | 選定理由 |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot Chat | 文書生成・要約・議事録作成 | Office製品と連携しやすく、社内展開がスムーズ | 既存のMicrosoft環境と親和性が高い |
| ChatGPT（OpenAI） | 問い合わせ対応・スクリプト作成 | 高精度な自然言語処理と柔軟な応答が可能 | 情報収集や文案作成のスピードアップに貢献 |
| Notion AI | ナレッジ管理・ドキュメント補助 | ドキュメント管理との統合性が強い | 一部部署でナレッジ共有ツールとして導入済 |
その中でも、Microsoft 365 Copilot Chatは既存の業務環境と非常に相性がよく、導入コストも抑えられるという点で、まず試験導入することに決めました。
試験導入で得られたメリット
実際にMicrosoft 365 Copilot Chatを試験導入してみて、想像以上の効果がありました。
- 業務時間を1日あたり30分〜1時間削減
- 定型レポートの作成が3倍以上スピードアップ
- 議事録作成や会議の要点整理が効率化
- 社員からの反応：「ちょっと感動レベルで便利」「パワポの下書きが秒でできた」
また、情報システム部としても、社内問い合わせの一部をAIに代替できるようになり、本来の業務に集中できる時間が増えました。
AI導入で感じた課題と注意点
一方で、導入にあたっては次のような課題や注意点も感じました。
- 社内の理解とリテラシー格差
AIに対する「漠然とした不安感」や「抵抗感」が一部にあり、丁寧な説明が必要でした。 - セキュリティポリシーとの整合性
社内データの取り扱いに注意が必要で、利用範囲の明確化と管理ルールの整備が不可欠でした。 - 過信は禁物
AIの回答が常に正しいわけではないため、「参考意見」としての使い方を周知しました。
特に「ChatGPT 企業活用」においては、機密情報の取り扱いとガイドライン策定が重要になると実感しました。
今後の展望
今後は、以下のような展開を視野に入れています。
- 各部署へのAIツール横展開
- 業務マニュアルのAI自動生成
- 簡易チャットボットの社内導入
「AI導入」は一度きりの施策ではなく、継続的な改善と教育が必要な取り組みだと感じています。
読者のみなさんの会社でも、「どこから手をつければいいのか分からない」という悩みがあるかもしれません。
でも、小さな業務から試験導入してみるだけでも大きな気づきがあるはずです。
おわりに
今回は、私たちが中堅企業として「AI導入」に取り組んだ実体験をご紹介しました。
最初は戸惑いもありましたが、少しずつでも導入を進めることで、確かな業務改善の手応えを感じられるようになっています。
もしAI導入について迷っている方がいたら、「できるところから、少しずつ」で大丈夫。この記事が、少しでもその一歩の参考になれば幸いです。
何かご質問や相談があれば、お気軽にコメントやお問い合わせからどうぞ！
